烟草在线专稿　　摘要：在烟草行业，规范县级分公司报销程序，不仅能提高报账效率和员工满意度，还能有效推动会计信息质量的提升，本文根据县级分公司财务管理实际，对费用报销流程实施过程中的出现的相关问题进行探讨，并提出解决对策。

　　关键词：优化　流程　财务报账　效率

　　在县级分公司大量的经济业务活动中，财务报账是会计基础工作之一，是相关人员从经济业务活动中取得真实、合法的票据，然后通过具有审批权限的部门和人员审批合格后，到财务部门办理报销手续的过程。财务报账直接关系着会计信息质量的准确性和真实性，影响着财务管理职能的发挥，同时也对分公司相关经济决策起着至关重要的作用。可见，县级分公司财务费用报销工作至关重要，由于县级分公司所辖的烟叶工作站、卷烟营销服务站、专卖管理所（以下简称基层部门）分布在各乡（镇），距离城区少则十多公里，多则八九十公里，基层部门人员到分公司本部进行费用报销，耗时耗力，如碰上某个环节的审批人员不在，只能等下去，或者下次再来，有的报账员报一次账跑了两三天，影响了基层部门的日常工作，致使工作效率不高。因此，优化财务报账流程，提高报账效率成为分公司财务管理工作的一个亟待解决的问题。本文根据县级分公司财务管理实际，对费用报销流程实施过程中的出现的相关问题进行探讨，并提出解决对策。

　　1.财务报账工作中存在的突出问题

　　1.1财务报账政策性强，签字审批手续繁琐。由于财务报账属于经济业务活动，必须谨慎，不容出错，各部门持有的各种发票在去财务部门报账之前，必要按照财务制度到相关科室部门审核，找相关领导签字审批。根据财务制度的要求，对于报账金额的大小不同及部门归口管理的要求，必须找相对应的各级领导签字审核审批。从业务报销所在的部门负责人，机关科室负责人，分管领导，分公司领导，时常有相关审批人员因事务繁忙，时常外出的情况，造成了报账人员需要在好几个工作日后才可以完成整个经济业务的签批环节，很难一次或二次或当天就能完成所有审批人员的签字手续。这未到财务部门报账之前就要进行的这些准备工作，占用了报账人员大量时间和精力，而本身多数报账人员也是有其它工作要做，造成了其他工作的延时延误，使得报账人员对报账活动产生了一定的情绪，甚至对财务部门徒生怨言。

　　1.2财务报账工作量繁重，业务经办人员、报账人员业务素质参差不齐。首先，各科室及基层部门的业务经办人员、报账人员素质参差不齐，大多数业务经办人员、报账员不具备财务知识背景，对权责发生制、履约风险等概念缺乏必要认识，对报账资料的真实、完整、准确的重视程度不够。其次，财务部门虽然对财务知识和报账业务进行针对性的培训，但经办人员、报账员数量较多，且经常会发生更换变更，新业务经办人员、报账员的加入减弱了业务报账前端的审核、管控力度。再次，报账审批流程涉及多个环节，部分在末端发现的问题需要进行退单由业务经办人员进行修改，严重影响报账单据的审批效率。最后，报账人员缺乏计划性和时限性，报账单据大都集中在财务最为繁忙的月末和年末提交，报账员仅仅负责与财务报账的接口组织、签批和发票单据传递，对本部门所报销的经济业务承担的风险责任，实际作用有限。在这种新情况之下，增加了财务管控工作难度，也使得财务工作效率难以提高。

　　1.3报账手续办理时间无法预估，报账人员等待时间较长。报账等待是报销流程中最为常见的现象。由于财务部门对每次报账人数手中的报销单据的多少都无法预测，因此需要核对清楚才能进行报销。对于基层部门的报账人员来讲，报账等待是一件不费力但劳神、乏味的事情，而报账需要等待的时间也无法预知。此外，经办人员对原始凭证的归类不当、粘贴不规范等问题都是影响报账进展的因素，因此，财务人员在高强度工作之下，服务质量和效率有所下降在所难免。

　　1.4财务报账扎堆，年底集中报账现象严重。报账的特殊性主要表现在，除了当月日常报账业务之外，烟叶生产基层设施建设项目补贴及科研项目等业务，由于受工程竣工结算、验收、项目实施的时间节点等因素的限制，导致年底报账工作特别集中，加之年度决算，繁重复杂的核算业务聚集在一齐，使财务人员工作堆积，从而影响了工作效率与服务质量。

　　2.优化财务报账手续的策略

　　2.1强化财务知识培训，规范会计基础工作。会计基础工作直接关系到会计核算质量，因此加强业务经办人员、报账人员的业务培训，尤为重要，如单据的填写、粘贴规范，会计基础工作、财经法规解读等；不断加强业务经办人员、报账人员业务素质和责任意识。同时，财务人员应转变工作理念、树立强烈的服务意识，加强与业务经办人员、报账人员的沟通和交流，以此提升财务管理服务的高效性。

　　2.2严格执行企业标准审核审批。严格按照进行业务审核审批。（如下图列表所示）

2.2.1费用报销管理流程图

2.2.2流程说明

2.2.3费用扫描图片登记表（举例）

　　报账员按照上述费用报销管理流程进行审批后，登陆“烟草行业资金监管系统（内网http：//10.200.66.8：9080/TFM/）”，进行资金支付登记，然后到财务部门进行单据扫描，并对扫描的单据进行再次检查，在《费用扫描图片登记表》上做好扫描图片登记（如上图），财务人员在资金监管系统中上传扫描附件的时候，能够按照上图的图片编码，快速准确上传扫描附件。从而减轻财务人员的工作量，有效的缩短了流程处理时间，大大的提高了财务人员的工作效率。

　　2.3严格规范把关手续。在经济业务发生后，各部门应及时取得有关凭据及时进行费用报销，本月的费用次月前必须报销，不得跨到第三月报销，各部门负责人要切实履行管理责任，对本部门报销的经济业务真实性把关负责；报账员严格按照会计基础工作规范流程指导业务经办人员做好单据的填制和发票单据的粘贴；同时，对粘贴发票单据合法性、真实性、完整性进行初审把关，到分公司后，先由归口部门进行审核签字，再由财务部门会计人员对发票单据认真查阅审核，审核通过后，财务人员在经济业务审批单左下角复核栏签字确认后，再转由财务负责人再次进行审核签字后，最后，报分公司领导签字审批，做到层层把关，层层审核，以达到报账工作有条不紊，规范有序，从而减少了报账人员的时间成本，提高了工作效率。

　　2.4优化报账员业务报销组合。对于在同一办公地点的两站一所即“烟站、服务站，专卖所”，没有必要每个部门都指定专门的报账员，三个部门的报销签字业务统一由烟站的报账员对专卖所、服务站的报销单据进行审核后代为到分公司办理经济业务报销签批手续，从而节省了人力物力，让有限的人力资源投入到分公司两烟生产经营管理中。

　　2.5建立签批预约制度。为避免签批时相关科室负责人、分公司领导不在导致的时间等待的情况，财务部门会同分公司办公室根据分公司领导的工作时间安排，与相关科室负责人进行沟通协调，在时间安排上尽可能的把报账时间安排在每月的中旬，以错开月底工作密集而相互挤占，确定报账时间，电话或信息平台通知各部门报账时间，做好报账准备工作，按时报账，以确保报账的时间段内，涉及到签批手续的相关科室负责人及分公司领导不外出，确保各部门的报账业务能够及时签批完成。特殊情况造成情况有变，及时进行更新传达通知信息，以减少信息不对称造成的时间和精力浪费。

　　2.6实行网银电子结算报账制。电子结算报账模式是指在报账过程中利用网络信息技术，将传统的现金收付方式转变为银行卡转账方式，不到现金出纳处缴、领现金就完成报销的一种报账方式。报账业务审批流程结束后，报账员无需等待。各部门的费用报销采用网银电子结算支付到报销人提供的银行卡上，实现“没有现金的”现金管理，规避报账员现金遗失风险，有利于减轻出纳人员工作量、优化财务报账流程、提升财务服务质量、节省报账人员时间，降低了报账的时间成本，提高报账效率。

　　3.结语

　　财务管理是分公司管理工作的重要组成部分，而财务报账又是分公司财务管理工作的重中之重，新形势下财务报账工作面临着机遇和挑战，对财务报账工作提出了较高的目标和要求。如何提高报账工作效率，优化报账策略，财务工作人员要不断探索、创新和实践，与时具进，全面实现分公司财务报账工作的优化完善。