烟草在线专稿　　行政处罚案卷是烟草专卖部门执法工作中重要的组成部分，也是衡量办案机关和执法人员法律素质的客观依据。但是传统案卷的制作方式存在很多弊病，随着信息化建设的加快，如何利用信息化手段提高执法案卷的制作和利用水平，成为亟待解决的问题。本文在介绍目前行政处罚案卷制作过程中存在的问题的基础上，着重分析如何利用信息管理系统提高行政处罚案卷的质量，探索案卷制作、案卷信息利用以及案卷评查的新模式，从而提高依法行政的水平。　

　　一、当前案卷制作过程中存在的问题

　　（一）　查找案件之间关联性的效率较低。目前行政处罚案卷是由30余页相关法律文书装订而成，想要查看相关案卷信息本就异常繁琐，如果在今后一段时期出现与以前某个案件具有关联性的案件，进而需要查看当时案卷的内容，就必须查找被封存已久的卷宗，不仅耗时费力，而且会影响案件查办的时机。

　　（二）　案件定性不准确。由于纸质案卷制作的过程非常繁琐，案件承办人员经常会出现一些错误，例如所引用法律法规出现错误；做出行政处罚所依据的法律法规的条款引用不具体、不明确；做出处罚的种类不清；罚款的额度不确定等问题。

　　（三）　处罚程序方面容易出现错误。案件承办人员在处理一般程序行政处罚时，应当履行相关审批手续而没有履行，而是当作简易程序，由执法人员现场先行调查，再补办立案审批表、先行登记保存批准书等手续，导致案件处罚程序倒置。

　　（四）　运用多种证据的能力欠缺。当前纸质案卷中所体现的证据，还仅仅局限于当事人陈述、询问笔录、照片等这样一类单一的证据类型，对视频资料证据、现场录音资料证据等相关证据的运用极少，影音类证据也无法收录在纸质案卷当中，这样就使得整个行政处罚案卷中证据的证明力非常单薄，在行政诉讼或行政复议中会导致我们处于被动地位。

　　（五）　案卷归档、管理方面存在问题。主要问题有卷内文书排列顺序有误，案卷装订不规范，案卷保存方式不当导致案卷受潮或损毁，案卷归档不及时等。

　　（六）　案卷评查方式单一，滞后，不利于提高案卷质量。当前案卷评查方式比较固定，检查部门在评查之前会提前公布参评案卷的范围和条件，然后随机抽选几份案卷作为评查案卷。这种评查方式不但具有范围上的局限性，而且会导致案件承办人员对参评案卷进行回炉加工甚至造假，降低了行政处罚案卷评查的实际作用。

　　二、构建案卷信息管理系统的可行性

　　（一）　进一步规避执法漏洞。办案流程需要经过严格设计，一旦实行信息化管理，案件立案后，非经法定程序、非因法定事由，任何人都不能擅自更改办案环节。因此，执法人员必须按程序办案、按办案流程进行操作，这样就能够从源头上根治程序违规的弊病。　此外，针对当前案卷中证据使用单一的问题，系统支持视频、图片、录音等各类证据的上传和保存，增强了证据对处罚结果的证明力。

　　（二）　执法水平将更高效。对于当事人违法次数的认定一直是困扰执法人员的问题，通过系统数据库中信息检索功能，执法人人员可以快速查阅该当事人历史违法次数以及每一次涉案金额等详细信息，从而提高了案件办理的效率。另一方面，以往案卷评查仅限于事后评查，缺少事前监督和过程监控，带有明显的评查滞后性。而利用该系统进行案卷评查，则可以将评查工作利用系统工具设置在立案、调查取证、审批处理、证据提交等环节，为提前介入案卷评查提供了可能性。　

　　（三）　案卷管理会更简便。众所周知，传统纸质案卷对纸张的消耗较大，制作方式也异常繁琐。将纸质文书转换为具有等同法律效力的电子文档，案卷制作将更加简便节能。此外，传统纸质案卷的保存条件要求较高，既要防止由人为因素造成的损毁和丢失，又要避免因环境因素造成的受潮和焚毁。相比之下，电子档案拥有纸质文书无法比拟的优势。

　　三、短期目标

　　（一）　案件信息数字化。烟草专卖行政处罚案卷信息管理系统的建立，能够实现纸质案卷的数字化转换，将违法者基本信息、违法行为方式、勘验笔录、询问笔录、照片、视频等相关资料录入信息管理系统，形成违法案件信息数据库，从而构建属于烟草专卖行政主管部门专属的违法案件信息大数据平台。

　　（二）　案件审批流程化。依托烟草专卖行政处罚案卷信息管理系统建立全程网络审批模式。根据现有的、规范性的审批流程，同时结合数字化案件信息和电子签名功能，实现各级案件承办人员均在系统内进行审批。此外，系统中的案件信息对所有具有使用权限的人员公开，使得案件的承办部门、法规部门、局领导之间能够互相制约，有效地遏制了关系案、人情案的发生。

　　（三）　案卷制作规范化。烟草专卖行政处罚案卷信息管理系统的实现，将最大限度地减少案件承办人员文字输入量，系统中将建立文书元素共享机制，使文书中常用的词条、法律法规等内容可以被其他文书共享。此外，系统将根据国家局、省局颁布的文书制作标准格式进行打印，免去格式不统一问题以及承办人员排版的辛劳。

　　（四）　案卷管理电子化。烟草专卖行政处罚案卷信息管理系统将实现案卷电子化管理，案卷封面和卷内目录自动生成。当案件结案或者移交后，所有电子文书即刻归档保存至系统服务器，归档后任何人均无法改动。

　　（五）　案卷评查网络化。烟草专卖行政处罚案卷信息管理系统将为网上评查案卷创造条件。案件承办人员要将所有的案卷材料都录入或扫描上传到系统中，执法监督部门可以在任何时间审核任一案卷，从而可以从更多环节入手发现更多的问题。