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论送货过程的无纸化作业

2014年12月05日 来源:烟草在线专稿 作者:蔡永福
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  烟草在线专稿  摘要:随着国家局提出打造不可替代的现代烟草物流,卷烟配送中心在烟草商业中的重要性得到进一步彰显,一旦实行独立法人资格运作,其角色将从成本控制中心转向为利润中心。在不断追逐第三方利润的同时,配送中心应加强自身管理,控制流程成本,扎实推进科技物流、精益物流。近年来,环境保护意识逐渐深入人心,电子信息的不断进步,无纸化办公已得到大力倡导,配送中心也应是如此。在送货的流程中,取消纸质小票,建立智能送货平台,在节约成本的同时亦能大幅提高工作效率。

  一、 现状分析

  送烟小票分为上下两联,待商户签字确认后上联由送货员留存,下联由商户保管,其主要作用是商户核对订单信息及留作销售凭证,同时便于专卖稽查人员走访查阅。实际工作过程中,操作过程繁琐冗杂,且由于商户对客户服务手册没有足够的重视,时常出现找不到客户服务手册的情况。从2009年至今没有一起送货纠纷需要销售小票做凭证,可见小票意义不大,在科技创新,精益物流的推动下,削繁去冗,简化流程,纸质小票必将退出历史舞台。

  二、无纸化作业 

  送货过程无纸化的关键在于建立智能送货平台,该平台由智能手机送货客户端与行车记录仪组成。手机客户端连接卷烟销售系统,同时融合3G(GPS、GIS、GPRS)技术。送货员通过各自的账户登录该客户端,查询自己当日的送货户数、送货量等订单信息,然后以此取代小票逐户安排送货。运用3G技术,当送货员送完上家的时候,手机可以直接按顺序报读下家信息,并且通过导航指示下家线路,完全做到智能化作业。

  行车记录仪全程记录送货过程,有效监控车辆使用情况及送货服务质量。

  交收过程不再需要商户的签字,行车记录仪+拍照签收的影像记录(以商户、卷烟为背景)足以说明卷烟的如期送达,留作存档以免日后发生法律纠纷。当然商户也需要订货信息,他们可以从报烟网站或者手机报烟客户端(新商盟已经开发)查询获得,对于一些不会上网或者不用手机报烟的商户,可以用发送短信的形式告知其订单信息。

  专卖稽查人员完全可以根据自己的客户端查阅商户历史订烟信息,根本不需要纸质订单。

  三、无纸化作业的优点

  1、节约成本

  以洛阳地区为例,每年将节约小票费用8万元,签字过程的笔、胶水费用6000元,送货服务手册4万元,订书机及订书钉1000元。每年大概节约成本的总费用12.7万元,同时可以相应减少2个打票人员编制。

  2、提高效率

  早上撕票时间约15分钟,交收过程每户小票粘贴时间大概35秒,签字时间约10秒,每天每个送货员平均以60个商户计算,每个送货员每天节约时间约60分钟。

  3、规范经营

  拍照签收的电子档按送货次序以每日一个文件夹存入电脑,易于长期保存且便于查找,省去了纸质凭证的易丢易烂,堆积如山的现象。行车记录仪及3G技术的运用可以确保车辆实时监控,有效避免车辆的脱岗私用现象,同时保证卷烟的100%落地销售。在影像记录下,送货员会提供更加优质的服务,进一步提高零售客户满意度。

  综上所述,随着科学技术的发展,送货过程无纸化作业必将出现。物流作为烟草公司的核心业务,只有不断学习新知识,改革创新,才能在社会的竞争中永葆青春、活力。 

  参考文献:

  1、司军鹏;烟草精益物流的实施方案;《物流时代》2008年

  2、曹春玲;办公自动化的发展与实施[A];中国烟草行业信息化研讨会论文集[C];2004年

  3、翁建红、李朝阳;基于GPS的烟草物流配送线路规划《物流科技》2008年

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