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做好文秘工作之我见

2015年06月01日 来源:烟草在线专稿 作者:刘用辉
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  烟草在线专稿  办公室作为综合管理部门,是沟通上下的咽喉,联系左右的纽带,传递信息的中枢,协助领导决策的“外脑”和处理日常事务的手足。文秘工作作为办公室的重要工作之一,文秘工作水平的高低,是领导意图准确表达、保证办公自动化公文及时高效运转根本途径,关系着工作开展和企业发展的大局,将直接影响到一个单位的形象和声誉。就如何进一步加强文秘工作,有以下几点建议。

  一、加强学习,提高人员素质

  “工欲善其事,必先利其器”,要胜任工作,必须善于学习。通过不断强化政治理论和业务技能的学习培训,努力提升文秘人员的综合素质。在学习过程中要处理好四个关系:一是处理好政治理论学习与业务技能学习的关系,既要抓好政治理论学习,又要抓好业务技能学习,提高干事能力,增强干成事的本领;二是处理好岗位知识学习和前瞻性知识学习的关系,既要立足当前,从工作需要出发,掌握做好本职工作需要的知识技能,又要着眼发展,超前学习,顺应变化趋势,积累实现自我超越的资本;三是处理好终身学习与当前学习的关系,当前学习只是终身学习的一个阶段、一个组成部分,只有使每个阶段、每个组成部分都实现精益化、精品化,学习才能成为企业与员工惟一持久的优势资源;四是处理好兴趣爱好学习与工作生活学习的关系,要将两者很好地结合,实现相互促进。

  二、突出重点,规范内部管理

  一是要严格规范公文程序。公文处理是办公室重要工作之一,其质量和效率的高低直接体现机关的决策水平和办事效率。通过定规则理顺行文关系,编印文件格式细则规范公文体式和格式,规范公文制发、处理程序,提高公文质量,规范网络传输及办公自动化流程,使公文处理达到准确、及时、安全、统一的要求。严格按照文件起草、办公室文字初核、分管领导会签、主要领导签发、办公室和起草部门共同校核、印制正式文件的程序发文。不断规范办文程序,切实提高文稿办理质量,努力使每一份公文都制作规范、承办及时、不出差错。二是要严格规范政务事项办理。政务事项办理工作关系到领导机关的威信、党群关系、上下左右各方面的协调。要严格规范电话(电报、信函)承办、来人接洽制度、文电处理、印章管理、保密管理、车辆管理使用和规范档案管理,使办公室各项政务性、事务性工作都能有效地开展。三是要严格规范办会工作。切实规范会议调控办法,明确调控范围,严格审批程序,建立反馈通报制度。通过规范大型会议会务工作,制定《会议制度实施细则》、《会议会务工作程序》,使各种会议安排繁而有序,提高办会的质量和效率。

  三、加强调研,提升服务水平

  以求实务实的作风,加强调查研究,进一步强化调研意识,提高调研水平。一是紧扣中心,选准调研课题。抓住行业的重点工作和工作中的热点、难点问题,有的放矢地开展调研,不断研究新情况,解决新问题,把办公室在调研工作中的主力军作用发挥好。二是广泛开展调研活动。办公室不仅自己要动手搞调研,还要指导、组织好基层单位的调研工作,通过调研锻炼理性思维能力,养成求实、务实的好作风,促进面上工作的活跃。三是在调查研究的深度上下工夫。一方面,办公室要克服文牍主义、事务主义,真正沉下去,深入基层,深入实践第一线,了解情况,掌握第一手资料;另一方面,又要对发现的问题进行深入调查研究,通过研究发现事物的本质和规律,总结经验,提出切实可行的对策建议,更好地为领导决策当好参谋。四是抓好调研成果的转化和应用。调研的目的在于运用,要及时将有价值的调研成果,通过制定相关政策,形成工作意见,纳入领导讲话,报送上级机关等形式,转化为具体的工作思路、措施和对策,真正使调查研究起到推动工作的作用。

  四、转变作风,提升工作效能

  文秘工作的范围十分广泛,自身的素质及工作效率直接影响到整个部门或机构的形象及竞争力,必须切实转变工作作风,改进工作方法,不断提高工作效能。一是要大力弘扬求真务实的工作作风。积极开展创先争优活动,引导文秘工作人员真正把心思用在干事业上,把精力投到抓落实中,扎扎实实做好本职工作,切实做到“不以事小而不为,不以事杂而乱为,不以事急而盲为,不以事难而怕为”。二是要不断加强制度建设。要针对文秘工作中出现的新情况、新问题,及时修订完善规章制度,建立健全适应文秘工作发展需要的新办法、新制度,规范文秘工作运行管理机制,实现文秘工作的规范化、程序化和制度化。三是要增强文秘人员内在修养。加强作风建设,树立起求真务实、顽强拼搏、埋头苦干的工作作风,勤勤恳恳,兢兢业业,要不断提升境界,净化精神,增加修养的内涵。党员讲党性、员工讲正气,要发扬艰苦奋斗的革命精神,要自觉地同各种歪风邪气作斗争,始终保持自身的浩然正气。

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