烟草在线专稿

　　一、首建卷烟物流独立财务

　　毕节是贵州省“两烟”大区，对全省“两烟”生产经营起举足轻重的作用；2010年，在毕节试验区新一轮改革发展的大背景下，毕节物流配送从地区局（公司）的部门中独立出来，作为委托法人的地位正式确立。与此相适应，毕节卷烟物流配送中心的财务部正式成立，对所属各县物流中转站实施垂直管理，成为贵州省首家地区级卷烟物流配送中心的独立财务部门。

　　作为省内第一家独立的财务部门，不论在运营上和管理上，都没有现成的经验可以借鉴，几乎所有的工作都需要在摸索和学习中前行。在所有面临的困难中，由于空间障碍带来的两个问题较为突出：一是对卷烟营销和库存的控制力受到削弱，二是日常账务处理和监督滞后，导致中心对各中转站的管理能力降低。

　　二、空间障碍导致对营销和库存控制力削弱

　　1、核算量巨大，仓库成本每月汇总

　　毕节卷烟物流配送中心财务部的基本职责有两个：一是对本部门的卷烟营销和配送业务进行财务核算；二是对所属七个中转站（大方、黔西、金沙、织金、纳雍、威宁和赫章）的卷烟营销和配送业务进行财务核算。

　　毕节地区卷烟消费需求的品牌多，数量大。自从配送中心财务部成立后，不但要核算全地区各县的卷烟消费数量，同时要核算成本金额。整个毕节市的卷烟品牌多达上百种，每个品牌的成本单价不一样，销售的数量也不一样。每天卷烟销售完成以后，财务人员要根据当天销售的品牌，分县按照单品牌、数量、成本金额把卷烟转入到各县财务，平均以每县每天销售90个品牌计算，7县1区就有720个品牌，每个品牌按照不同的单价，不同的数量来结转成本，就是很熟悉业务操作的财务人员，每天也要花上10-12个小时来转卷烟成本，由一个人来完成这项工作，业务量大就成了一个难题。在这种情况下，卷烟成本的结转工作就只能每月汇总转一次。

　　2、财务业务分离，削弱控制能力

　　由于卷烟成本的结转工作就只能每月汇总转一次，这带来了管理上延迟的问题：每月只能在月末最后一天，各县仓库的库存才能和配送中心财务对接上。这意味着如果各县烟站营销或仓库管理中发生的成本或其他问题，只能够在月末才能发现，月末才能处理。这种由于业务和财务在时间上的分离造成了两个问题：一是财务核算和结转工作不均衡，集中到月末处理，加大了月末财务人员的工作量；二是营销和库存管理工作的滞后，对于发生的问题，由于不能够及时发现，不能及时处理，有可能造成严重的经济损失后。这极大地影响了配送中心的仓库和成本控制的能力。

　　三、空间障碍导致日常账务处理和监督滞后

　　1、日常报账距离远，交通成本高

　　毕节地区卷烟物流中心实施垂直化管理以后，分布在各县的物流中转站到中心都有一定的距离，日常的报账很不方便，较远的威宁、金沙、纳雍等中转站来一次中心就要3-5个小时不等，路途遥远，除了时间较长，费用成本也较高，每次差旅费、住宿费、燃油费等要花上500元左右。导致日常的费用单据报销审核要么到毕节市配送中心来完成，要么要间隔一个周期才上来报销审核一次（最长的时间间隔达到一个月）。

　　2、账务管理和监督滞后

　　由于不能及时准确地反应各县中心站的费用使用情况，这带来了三个问题：一是削弱了配送中心对中转站日常费用使用情况的有效监督和管理；二是影响了中转站有些需要及时报销或审核事项日常工作的正常进行；三是加大了财务成本。为了既能有效行使配送中心对中转站的管理，又不至于因为空间障碍妨碍中转站运行的及时性，降低财务管理的成本，配送中心必须尝试创新现有的报账制度。

　　四、创远程账务机制，促财务业务一体化

　　1、通过信息系统，进行业务与财务数据对接

　　为克服毕节卷烟物流配送中心对各县烟站卷烟营销和库存控制力受到削弱的问题，中心财务部在业务财务一体化方面进行了有益的探索。中心的主要思路是：在产生业务成本费用数据时，同时产生财务数据。业务数据由各县烟站在发生时立即产生，通过信息系统传输给中心财务部，中心财务部将其转化为财务数据。二个数据同一个来源，以业务数据为基础，得业务数据时同时得到财务数据；这样就使得财务数据和业务的同一性，保证了业务数据用于控制管理工作时的及时性和正确性。

　　具体做法是：通过信息系统把财务的NC（浪潮）系统和卷烟销售数据进行对接，中心财务在NC财务系统中给每个仓储管理人员在配了一个工号，并分配了相关的权限，每天由各县业务部门的仓管人员进入NC财务系统，进入数据导入界面，把每天销售完成以后的营销数据导入财务系统，并且和当天的销售出库数量进行核对，准确以后保存并提交，配送中心财务人员在接收到业务部门的数据后，与附件进行第二次核对，准确后进行审核、成本计算、并生成凭证。

　　2、实施远程报销

　　针对各县烟站日常报销存在的滞后问题，中心财务部给每个业务部门都安装了NC财务软件的客户端，业务部门的报账人员可以通过烟草的内部网络每天登录财务系统，远程录入每天发生的各项费用数据，部门的负责人审核后上传到中心财务部，通过中转卷烟的车辆第二天把原始的费用产生单据、发票等带入财务部进行审核，财务通过对原始单据的审核，在系统写明哪些属于合规费用，哪些属于不合规费用，上传给领导审核，领导接到费用单据后批示允许或者不允许报销的费用返回到财务部费用报销人员，财务人员在系统见领导的签批后，把合规费用生成凭证，并把相关的款项通过现金管理平台打入报账人的账户。

　　五、财务业务一体化后取得的效果

　　1、提升了财务工作的效率

　　通过实施财务业务一体化的卷烟库存管理和财务报销系统以后，中心财务能由一个财务人员完成每天的卷烟成本结算，大大的减低了财务人员的工作量，减少了人工成本，由于数据是通过业务部门一次性导入并且和当天的销售出库量进行核对后上传的数据的，财务数据和业务数据就达到了一致，每天的财务库存也和业务部门的实物库存相吻合。解决了以前每月只有一天财务和业务的数据能吻合的困难。

　　2、节约了交通成本

　　通过上远程报销体系，各县中转站的报账人员就不用长途跋涉到中心报账，可以通过网络报销各种费用，减少了路途的安全风险，也降大大低了费用报销的时间成本、费用成本等等，据测算每年可以降低各中转站差旅、燃油等费用8-10万元。业务部门可以时时进行费用的报销，及时解决了业务部门费用的周转问题，也及时准确地反应了物流中心的各项经济信息。

　　3、强化了中心对各烟站的管理能力

　　实施远程账务处理机制后，配送中心当天（或者次日）就可以得到营销和库存的相关信息，同时能够及时了解各烟站费用使用情况。基本上消除了由于距离造成中心与各县烟站的信息阻隔瓶颈。这大大支持了中心对于卷烟销售和配送业务的控制能力。

　　六、下一步财务业务一体化的前景

　　财务业务一体化的实行，由于没有省内外成功经验可借鉴，毕烟物流是首先尝试者。目前仍带有一定的探索性质，整个制度的最后定型，还需要进一步完善。

　　同时，由于财务业务一体化在毕节市物流中心是第一家开始尝试使用的单位，还没有大面积的推广，和我们面临相同问题的很多单位还是使用老的报销模式，这样增加了很多时间和人力的成本。现代社会已经走入了信息时代，使用信息和网络来降低工作量，也逐渐成为一种趋势，使用网络和电脑来提取和计算数据，不仅高效、快捷、精准，还能大大降低工作量，这样不仅使工作变得高效、准确，还能达到降低人工成本的作用，我中心通过成功试运行财务业务一体化，在成本管理和业务精准上取得了一定的基本经验，但是信息网络的可发展空间还很大，今后我们还将坚持财务业务一体化工作，并在使用中不断地提升业务技能，为提高企业的效益，促进基础业务上水平做出更大的贡献。