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巧用“六有”开展体系内审

2012年01月04日 来源:烟草在线专稿 作者:朱紫春
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  烟草在线专稿  内部审核是检验体系在组织内运行适宜性、充分性、有效性的一项系统的方法和手段,它在体系PDCA循环运行中起着承上启下的作用,是对策划、执行环节的结果验证,也是落实改进环节的原由起因。内审虽是体系运行中的一项工作,却总揽体系建设全局,涵盖体系所有的标准要求,每次合格的内审都起着为组织的健康、持续发展校正航向的作用。因此,内审员们需要对体系知识有深刻的理解,需要全面掌握被审核组织的主要工作。

  一、什么是内审?

  引用ISO9000标准的术语表述,内部审核也称第一方审核,是由组织自己或以组织的名义进行,用于管理评审和其他内部目的的一项自我审验活动,可作为组织自我合格声明的基础。

  我们通常开展体系内审,一方面是通过内审中的证据收集,向顾客和相关方证明黄山烟草的质量体系在正常运行,黄山烟草的各方面工作是高质量的,是符合顾客要求的。但作为内部管理来说,内审的另一个重要作用就是查找问题,总结经验,并以此作为管理评审的输入,解决组织在发展中的需求与障碍,通过循环改进,持续的提升组织的经营业绩和管理能力。

  二、内审与外审、督察考核、体系文件执行率检查的区别?

  相对于内部审核,外部审核包含“第二方审核”和“第三方审核”。第二方审核由组织的相关方组织进行的,即组织的相关方(如潜在的合同方)为验证组织的质量管理能力而组建审核组,对本组织的综合情况进行验证,目的是为双方的重大合作决策提供资质确认依据。第三方审核是由外部独立的审核组织进行,往往是有资质的认证机构。组织通过认证,获取合格证书,以此向市场及外界证明产品质量的可靠性。

  我们从审核结果的不同来划分内审与督查考核、体系文件执行率检查两项工作的区别:

  在内部审核中,我们往往能够查找出以下三类问题:

  一是文件性不符合:一种是规范性文件的缺失,致使工作无章可循;还有一种是文件与标准不符合,或文件与文件的不统一,造成文件之间相互矛盾,也就是文件制定的“两张皮”。

  二是实施性不符合:即具体工作不规范,有章不循,工作过程控制不到位,也就是体系文件执行不到位。

  三是效果性不符合:员工们按照相关规定执行工作,但工作结果或体系运行的结果没达到预期的效果和目标。这也是绩效考核工作的重点。

  由此可见,督察考核着重是对效果性符合情况及部分实施性符合情况进行查验,体系文件执行率检查则重点检查实施性符合情况,而内部审核则涵盖面最广,从组织结构是否合理、工作程序是否规范、质量结果是否符合要求等各方面进行全面审核,是属于综合性的审核。

  三、内审具体审些什么?

  如果你是刚涉及质量体系内审,对体系知识还不是很熟悉,那我们可以通过耳熟能详的“六有”要求来进行粗犷式的内审,参与到内审工作中,边审边学。所谓“六有”就是:人人有职责,事事有程序,干事有标准,作业有痕迹,绩效有考核,改进有保障。分解成具体做法就是:

  “人人有职责”。查被审单位的组织架构、部门设置、人员配置是否合理,单位职责是否规范;是否存在明显的管理缺失、管理漏洞;是否存在权利大家抢,部门间职权交插,责任大家推,各部门权责不清的情况;是否存在人力资源配置不足或冗余的情况。对此,主要查找组织结构、机制、体制上的问题。

  “事事有程序”。查组织是否对主要工作都制订了规范性的文件,并纳入了体系管理;是否存在游离于体系管理范围内的工作事项,体系规定的控制程序要求是否落实到位;工作流程所涉及的每个工作环节、工作步骤是否规范清晰,便于操作。对此,我们按被查单位的《文件清单》进行抽查。

  “干事有标准”。查看被审核单位是否制订了年度质量目标,并进行了分解。一是是否分解到各个工作阶段,分解到工作目标计划单上、半年度工作计划上;二是是否分解到了各部门乃至于具体每位员工身上。通过询问、调阅资料等方式,查员工是否了解本单位、本部门、本岗位的工作目标,以及工作目标的实现情况。

  “作业有痕迹”。就是查工作具体执行的痕迹记录。我们可以对照被审组织的《记录清单》进行抽查,通过痕迹记录追溯被查单位的各项工作是否按体系规定运作,是否按流程规范运作,是否存在有章不循,不规范作业等情况。

  对照“绩效有考核”。查被审核单位的绩效考核工作是否实质性落实,是否存在实际工作与绩效考核“两张皮”的现象,考核的结果是否兑现;组织内的考核是否真正发现了问题,提出了整改要求,是否为组织的管理提供了助力。

  “改进有保障”。查验组织及各部门对考核、检查中发现的问题是否及时制订了整改措施,进行了整改,是从表面上整改,还是从问题的根源处进行整改,整改的效果怎么样,整改工作是否按照体系文件的要求来进行。

  而要进行细致的审核,就必须在事前对被审核单位进行文件评审(即了解被审核单位具体情况)的基础上,按照体系要求,编制《内审检查表》,详细编写检查内容,检查范围从体系总体运行到文件记录管理,从组织架构职责到质量目标、内外部沟通,从资源管理到产品实现,从绩效测量到顾客满意,做到查无所漏,面面俱到。

  四、内审中要注意什么?

  一是内审分全面内审和局部内审,组织可按实际工作需要自行决定组织开展,但每年必须开展不少于一次的全面内审。二是内审的人员分工配合很重要,要注重审核组成员间的信息交换和相互协作,视情决定是否聘请技术专家参加协助审核。三是要注重审核前的文件评审,要在内审开始前,熟悉被审核单位的体系文件,了解被审核单位的工作状况,这样才能有的放矢,深入的开展内审工作。四是审核要注意方法,一要注重审核气氛的把握,尊重对方,避免争论;二要关注质量目标的实现情况;三要针对具体过程,采用PDCA的检查思路,合理抽样,收集确凿证据;四要把握审核进度,识别一般观察项和严重不合格,关注审核的重点;五要避免吹毛求疵,过分地说教。五是进行内审记录时,对于符合性证据要简单描述,对存在疑问或不符合现象的应完整描述,记录及证据采集应具体明确,确保可追溯。六是严格执行审核员不得参与审核自身工作等制度要求,确保审核过程、审核结果的客观性和公正性。七是内审结果要作为管理评审的主要依据,切实发挥出内审在组织自我完善中的促进作用。

 

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