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烟草商业质量管理体系内审心得

2022年06月21日 来源:烟草在线 作者:江光中
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烟草商业在开展质量管理体系转版升级,质量管理体系建设一般都要做好内审,内审如何开展,初学者觉得十分复杂,笔者结合多年工作实践,提供一个思路,供大家参考。

一、发扬撸起袖子加油干的干事精神

烟草商业企业在2010年左右,开展过质量管理体系建设工作,开展过内审。那时,我担任质量管理体系、职业健康管理体系领导小组办公室主任。开展内审前2周内,我们管理员们都很兴奋。我清晰地记得,现在市公司领导,当时还是部门负责人,兼任管理员,我们常聚在一起讨论内审刚要,草拟内审纲要,提问、检查内容清单,大家对内审充满期待,充满自信,想通过内审提高内审能力,掌握其他部门工作精髓,提高自己对各项工作掌握水平。大家都有股干事的精气神,有股对企业负责的精神,对企业负责,就是对自己负责,帮助企业找短板,帮助企业向现代商业企业转换。大家心往一处想,劲往一处使,局党组总结我们是5+2,白+黑工作,经过短时间奋斗,为企业后面开展的标准体系建设留下宝贵资料。

我们现在有完善的标准体系,质量管理体系只是标准体系基础,只要按照标准体系办事,就不会出偏差、不会不规范。

二、深读标准文件,采用精实细开展内审

内部审核采取正面取证、逆向追踪的方式,通过面谈、查证相关文件和记录、现场观察、抽样实测和座谈等方法收集体系发布实施以来的可证实的信息,对照审核准则对管理体系进行综合评价。总之,是找问题,看不足,帮改进。我体会在内审中要落实“精、实、细”,认真做好内审工作。

精:就是要对照标准手册,看一看,掌握这个部门工作精髓。

比如:我们内审专卖管理监督办公室,我们要看看这个部门的工作标准、管理标准、技术标准。它的部门工作标准含有工作职责、安全职责,职能分解含有行政许可、市场监管、案件查处,它为了完成这3项部门工作职责,它分了那几个岗位,它每个岗位应该走那些流程,要实现的目标。它为实现这些目标,肯定要查它的资源是否满足。资源含有人、财、物。就是人员分配是否分配合理,是否每个岗位都有标准覆盖,人员安排是否有缺项。财务资金是否有保证,具体查证办案资金、奖励资金是否使用合适,有没有偏差,有没有不足,干事物品准备是否准备充足。

我查专卖办一般案件办理,他是否用到执法记录仪,执法记录仪在办案时是否用到了,是否有记录文件,记录文件存放在哪里,是否规定保留期限。如果用到了,我再抽查案件办理时的录像记录,负责人是否有指挥记录,办案人员行为是否规范。看了录像,我再看案件案装,里面记录是否与录像相符。案件处理流程是否合适,立案是否充分,立案程序是否合理,调查取证过程是否双人。证物提取清单与实际录像是否一致,是否有2个以上见证人,询问是否记载有笔录,记载表上相关人员是否签字,调查是否在规定时限完成,案件移送是否合适,行政处罚是否合理,符合规范,行政处罚是否执行,落实了,最后看专卖办工作质量,看案件是否合法、合规,证据充分,定性准确,引用法律正确,处理适当,确保行政诉讼不败。这就是质量管理体系内审的工作质量。

实:体现内审态度和过程是否实在。我们不能凭空想象,按想象给它定义,要查什么就要现场求证。

比如,我检查科技信息中心“网络与信息安全日常管理工作规范”里面主机系统安全管理,我们要看网络硬件管理员是否有对主机设备安装与配置操作资料,安装调式、检查验收、获取技术信息,记录信息是否保存,记录安装调试路径,保存技术资料存放位置,存在期限是否合规,是否遵循管理流程,是否有主任批准签字,是否有变动,拆卸,维修服务器是否有人对外来维修人员进行监控,是否检查、核对维修后服务器完整性。

细:这是内审细致程度。对一个部门、一个岗位内审,我们不可能全查,需要抽取1——N个记录、文件。

比如:我们检查一名员工为保证质量,他是否掌握《员工应知应会手册》,

如:物流人员

我们先要检查行业要求,国家局对精益物流有什么新的要求,对非法人实体化运作要求,现场的6西格玛是什么含义,物流费用预算核算是什么?物流师分几个等级,相应工作职责和待遇。手否按照规定运行。

应知应会要点是什么?什么是现代物流,现代物流的主要特征。烟草商业卷烟物流费用定义,包含那几项内容,单箱物流费用计算公式,物流费用率,卷烟库存配送效率,周转次数,物流设备管理意义,烟草提出物流“7S”现场管理是管理什么?

我们物流追求最大目标是什么?即客户满意度,我们收集信息办法有哪些:如调查法、观察法、实验法。

我们送货员服务的语言是什么?是否有标准,现在中物流人员是怎么做?

我们进行内审是要帮助企业实现“六有”,即“人人有职责,事事有程序,干事有标准,过程有痕迹,绩效有考核,改进有保障。”

我们存在问题最大的是过程有痕迹,绩效有考核,要讲质量管理体系放在企业一体化服务平台里面。要把标准体系放到互联网电子政务平台上来,让我们标准运行记录,遵循有体系文件、制度规范,每个部门、每岗位目标清晰可查,主要工作有阶段总结材料,让我们过程有痕迹记录可见,让我们考核有据可查,改进有保障。

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