烟草在线专稿 内部控制作为“人控制人”的活动,它不仅是管理手段,还具有很强的文化属性。一个企业要做好,必须有一个好的企业家;一个企业要持续发展,要有一套好的内部控制制度。但一个企业内部控制制度要成功有效,则有赖于它的企业文化和群体意识。本文以新疆烟草为例,从内部控制与企业文化的关系出发,具体分析了二者之间如何相互影响和相互补充,阐明了加强内部控制与企业文化建设对促进企业科学快速发展的重要作用。
企业是市场经济的主体,企业的竞争能力、盈利能力和可持续发展能力是体现一个国家综合国力和国际竞争力的重要指标。放眼当今世界,凡是经济发达国家,都有一大批支柱产业、支柱企业做坚强后盾;纵观成功企业,凡是内部控制措施得力,公司治理结构健全,均具有相应的企业文化。
2006年,随着新疆烟草集团化管理机制的不断完善,企业文化建设工程也全面启动。近年来,新疆烟草文化建设逐步向文化管理转变,企业文化的软控制功能逐渐突显。正是由于企业文化渗透于管理、有效促进管理,从而使新疆烟草的内部控制更加完善,使其发挥了应有的作用,实现了新疆烟草的跨越式发展。
一、企业文化与内部控制的定义
1.企业文化是企业经营者提炼和培养出来的一种适合本企业特点的经营管理的方式,是企业群体所共同认可的特有的价值观念、道德观、行为规范和制度安排等,它主要是企业内部成员的共同价值观体系。
2.内部控制是企业在特定的文化背景下为合理保证单位经营活动的效益性、财务报告的可靠性和法律法规的遵循性,而自行检查、制约和调整内部业务活动的自律系统,包括企业文化、控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通和监督六大控制要素。
二、企业文化与内部控制的关系
1.企业文化与内部控制是互相包容、互为条件的关系。制度既是文化的产物,又是文化的工具。当制度体现为规则时,它必然反映了文化的精神、文化的价值和文化的观念。比如说,阿克苏烟草制定的《制度汇编》,共有146个项目,包含了管理、营销、专卖、物流等各项内容,它们有一个共同的特点,那就是在制度中体现了新疆烟草“感动文化”的内涵。而当文化体现为规则时,它必然采取或习惯或制度的形式。新疆烟草好习惯口诀正是对这句话最好的诠释。新疆烟草“感动文化”有两个抓手,其中之一便是“好习惯在岗位”。2011年,新疆烟草编制了涵盖各项工作的“好习惯口诀”,以习惯的形式形成一种制度,约束行为,指导工作。所以说,没有文化精神和文化价值的制度是不存在的,没有制度规则或制度规范的文化也是不存在的。任何一种制度的产生和形成,都可以认为是反映了文化的需求,两者互为条件、相互依存。
2.企业文化和内部控制主体和实施方式是一致的。内部控制与企业文化都是以“人”为基础。人的行为既受制于文化,也受制于制度。内部控制和企业文化都是自上而下建立和实施的。企业文化的形成首先是来自公司高层的管理理念,来自于管理理念与社会文化、个体目标的沟通与配合,并逐渐成为组织中主流共识的价值体系和行为体系。
3.企业文化和内部控制都是为实现企业的目标。内部控制制度是企业正常运营的行为标准,而企业文化则是统一员工思想、价值观念的粘合剂。新疆烟草一方面开展质量管理体系建设,一方面开展企业文化建设,就是要通过二者的有效结合,力争从根本上解决企业经营中不协调、不统一的问题,有效提升企业的管理水平,提高企业的经营效益和效率。
内部控制离不开企业文化,如果没有企业文化作支撑,内部控制目标也必然达成不了。所以企业文化与内部控制必须相互协调、相互适应、相互对接,才能有助于企业目标的实现。
三、企业文化对内部控制的影响作用
1.企业文化的导向功能有助于内部控制发挥保障企业实现可持续发展作用机制
文化具有导向性作用,在共同的价值观和道德观引领下将企业员工的思想观念、思维方式、行为方式进行统一和融合,使员工自身价值的体现和企业发展目标的实现达到有机的结合。新疆烟草开展的“感动人物”和“感动团队”活动及阿克苏烟草开展的“星级感动使者”、开办的“感动人物库”,就是利用文化的导向性作用,用正激励的方式引导干部员工用行动践行“感动文化”。
内部控制影响人的行动,同时也受到人的影响,对于人来讲,每个人的理解能力、沟通能力、价值观念和道德操守等未必一致,这就需要一定的企业文化的塑造,将企业员工的思想观念和行为方式进行统一和融合,使员工形成目标明确、认识统一、观念趋同的良好合作通道和健康、和谐的精神文化氛围,使员工自觉地把办事准确和认同制度作为行为的自律,团结一致地在各自的工作岗位上尽职尽责。内部控制对企业经营管理提供的仅仅是基本的保证,而不是绝对的保证,其根本原因是因为内部控制是通过企业的干部职工来推行的。而且,再完美的制度都有缺陷,不可能百分之百的将所有风险点控制住。这就需要企业文化来弥补。企业文化控制方式是从人的心理和行为特点入手,以文化引导为根本手段,通过组织文化培育,将组织的价值观灌输到组织成员的思想意识中,培养组织的共同情感,激发他们的主观能动性、工作热情、创造力和自觉行为,实现超越制度管理的飞跃。
2.企业文化的约束功能有助于内部控制发挥保障企业资产安全作用机制
企业文化的约束功能主要是通过完善管理制度和道德规范来实现。内部控制制度作为一种强制性、外在化的手段,实施起来比较快,但由于它可能违背人的本意,人的行为方式的改变可能是被迫的,在企业管理中是一种“硬控制”;而企业文化恰恰与此相反,它通过意识观念的渗透和同化,内在的影响人的行为方式,人的行为方式的改变是自愿的,因而虽然作用过程比较慢,影响却是根本性的甚至是根深蒂固的,在企业管理中是一种“软控制”。在现实中,需要结合运用两者,即一方面通过企业文化的渗透和同化来内在的影响人的行为,另一方面通过制度来强制性的约束人的行为,才能使内部控制真正发挥保障企业资产安全的作用。
3.企业文化的调节功能有助于内部控制发挥提高管理效率作用机制
内部控制通过科学划分作业程序,合理划分每个岗位的工作职责,改进生产和管理流程,来提高生产和管理效率。企业文化则通过建立和谐的工作氛围避免内耗,以及通过对行为偏差的修正来达到管理效率的提高。“企业文化以它本身所具有的软约束性、相对稳定性等特性调节成员的行为,从而影响企业的内部控制系统。”两者的作用方式不同,但两者都能提高管理效率。管理从最初的规章制度发展到人的自律规范,其中起主导作用的是一种文化认同,从“人家要我这样做”都“我自己要求这样做”这一观念上的转变,文化的潜移默化是至关重要的。
所以,企业要实现高效率管理目标,最有效的方法就是采取运用好企业文化调节功能,控制组织成员的行为,并通过与制度控制的约束力相融合的方式,达到实现企业低耗高效管理的目的。
4.企业文化的凝聚和激励功能有助于内部控制发挥保障提高企业竞争力作用机制
企业文化是一种内在化的企业人格体现,在以人为本的企业文化氛围中,领导与职工、职工与职工之间互相关心,互相支持。阿克苏烟草今年提出的完善分拣员工休闲设施、选派一线优秀员工外出考察等“十件实事”,营造了“不让老实人吃亏”的良好气氛。这种“人文关怀”满足了员工的精神需求,使职工感到受人尊敬,自然会振奋精神,努力工作。
企业的竞争力源自文化竞争力,与企业环境、风险、制度及管理风格协调的文化是最具竞争力的企业文化。先进的内部控制技术可以学习、复制,但优秀的文化是每个企业特有的,是企业长期积累和沉淀的结果,是其他企业不能模仿的,也是企业保持持续竞争力的重要因素。
因此,要想提高企业竞争力,就必须使两者互相渗透,充分发挥制度的外在激励和文化的内在激励作用,发挥物质奖励和精神奖励协同效应,实现企业提高竞争力的目标。
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